Рассказываем, почему Digital CFO — это следующая ступень после финансового директора и почему для развития и масштабирования бизнеса нужен именно такой сотрудник.
Не секрет, что все бизнес-процессы в компании связаны друг с другом. Процессы управления финансами находятся в ведении финансового директора (CFO) и неразрывно связаны с производственными (работы, услуги) и процессами продаж. Разберем финансовые процессы подробнее. Они могут отличаться в разных компаниях, но можно выделить следующие задачи, которые стоят перед любым CFO:
-
Контроль работы бухгалтерии
-
Оперативное управление денежным потоком
-
Формирование фактической управленческой отчетности
-
Расчет финансовых KPI для менеджеров, сотрудников и подразделений
-
Создание модели бюджетирования: алгоритмы сбора и расчета плановых показателей (план/факт анализ)
-
Привлечение необходимого финансирования (определение объема, взаимодействие с банками)
-
Создание долгосрочной финансовой модели
Итоги своей работы CFO в виде отчетов передает напрямую менеджменту.
Управленческая отчетность имеет ценность только если содержит подробную, распределенную по аналитикам информацию и сформирована «в моменте».
1. Нельзя принимать решения на основе неполных данных.
2. Невозможно анализировать финансовый результат каждого продукта, услуги, направления деятельности, и т.д., основываясь на отчетах по компании в целом.
3. Отчетность, сформированная за предыдущий период (месяц, квартал, год), не позволяет оперативно управлять деятельностью компании, так как не содержит информации о том, что происходит в данный момент.
Финансовый директор должен понимать, из каких источников и в каком виде он может получить информацию о производственных и продажных процессах, как преобразовать и структурировать эти входящие данные, чтобы на выходе (из финансовых процессов) получить оперативную, детальную и структурированную информацию, на основании которой менеджмент может управлять бизнесом.
Если получение и обработка такой информации не автоматизированы или частично автоматизированы, управленческая отчетность не поможет менеджменту оперативно управлять процессами компании.
Именно эти вызовы приводят к необходимости цифровизации финансовых и смежных финансовым процессов и трансформации финансового директора в Digital CFO.
По сути, Digital CFO объединяет традиционные обязанности финансового директора с компетенциями в области использования цифровых технологий и аналитических инструментов для оптимизации финансовых процессов и принятия стратегических решений.
Чтобы эффективно работать на этой позиции сотруднику необходимо понимание двух вещей:
Мы определили, зачем нужен digital CFO. Теперь ответим на вопрос: как ваш СFO может стать digital CFO? Для этого необходимо правильно использовать цифровые инструменты для автоматизации финансовых процессов и для сокращения времени и ресурсов, затрачиваемых на рутинные задачи.
Важно понять:
Рассмотрим эти инструменты подробнее.
Инструменты Digital CFO
В финансовом отделе, как правило, есть три группы процессов, на которые тратится большое количество ресурсов компании и которые эффективнее всего поддаются автоматизации. Это сбор и первичная обработка данных, изменение данных и формирование необходимой отчетности.
Для уменьшения трудозатрат по сбору данных и обработке информации, а также ускорения этих процессов, необходима автоматизация. Для автоматизации рутинных процессов используется роботизированная автоматизация. Результат автоматизации финансовых и смежных им бизнес-процессов — снижение ошибок и ускорение предоставления информации для принятия решений и их поддержки.
Существует два метода построения управленческой отчетности:
1. Отчетность формируется на базе учета. Требуется сформировать правила ведения учета.
2. Отчетность собирается из разных источников. При таком подходе есть вероятность получить недостоверную отчетность. Также, часто возникает проблема повышения сложности и трудоемкости подготовки документов.
Использование первого метода дает более точный и быстрый результат, но требует большего функционала от системы автоматизации.
Система, помимо сбора данных и формирования удобных отчетов, должна полноценно автоматизировать учет. То есть универсальные системы для бизнес-аналитики не позволяют получить полноценную управленческую отчетность вовремя.
Есть два типа систем для автоматизации бизнес-процессов финансового подразделения: в одних алгоритмы преобразования данных и формулы расчета заложены в программном коде и могут изменяться только с привлечением программистов, а в других изменение алгоритмов «вынесено» на уровень пользователя в виде настроек.
Первый тип систем может быть использован для решения задач финансового директора только в том случае, если его собственная методика расчетов во многом совпадает с методикой, заложенной в систему разработчиками. Но даже при таком совпадении, так как ситуация внутри любого бизнеса и вокруг него постоянно меняется, понадобится постоянно тратить время и деньги на доработку программистами таких систем.
Второй тип – это «low code» системы. Возможность вносить изменения в их работу «на лету» позволяет всегда быстро получать актуальную управленческую информацию.
Итак, три важных требования к системе автоматизации финансовых процессов компании:
-
возможность интеграции с любыми ИТ-системами
-
настраиваемые алгоритмы модификации и формулы расчета
-
настраиваемые шаблоны отчетности
Настал момент поговорить про программных роботов. Что это?
Автоматизация и RPA-роботы
RPA (роботизированная автоматизация процессов) — это подход к автоматизации бизнес-процессов, который использует программных роботов для выполнения рутинных задач. Роботы RPA имитируют действия человека, такие как ввод данных, работа с приложениями и взаимодействие с другими системами, чтобы ускорить выполнение задач и улучшить точность работы. RPA помогает организациям сократить затраты, улучшить качество обслуживания и увеличить производительность.
Какие процессы автоматизируют чаще всего?
В бухгалтерии:
-
Сверка данных в различных системах
-
Расчет заработной платы и премий
-
Отправка платежных поручений
-
Контроль оплаты счетов и отправка уведомлений
-
Создание документов: отчетов, актов сверки, актов взаиморасчетов счетов, счетов-фактур, справок
-
Проверка данных по контрагенту
-
Контроль дебиторской задолженности
-
Обработка платежей
В бэк-офисе:
-
Регистрация входящей документации
-
Извлечение и перенос данных из сканов документов;
-
Присвоение номеров документам
-
Составление отчетов и рассылок
-
Обработка электронной почты
-
Контроль сделок
-
Запуск процесса согласования через СЭД
Позиция Digital CFO — это уже реальность, а не возможное будущее. Важно не просто быть знакомым с инструментами, доступными в этой области, но и глубоко понимать, как они работают и какой потенциал имеют. Использование этих инструментов необходимо для оптимизации рабочих процессов: переход от эфемерной точки сбора данных к построению сложной, но полной и достоверной отчетности, которая будет выполнена оперативно и своевременно. Это позволит организациям быстро адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам, делать точные прогнозы и принимать обоснованные решения.
Анна Надобных, член генерального совета, управляющий партнёр компании BizApps
